Sistema de processos SaaS ou com servidor local? Saiba as diferenças e principais vantagens de ter uma solução online

A automação antes já era necessária, porém, com a pandemia, se tornou essencial para entender o seu negócio e mantê-lo ativo e crescendo.

Ao procurar um sistema para gerir os processos da empresa, é possível se deparar com duas categorias de softwares: os com servidor local e os que armazenam os dados em nuvem, através de facilidades como o Software as a Service (SaaS).

Para saber qual escolher é essencial entender as diferenças e as vantagens de cada um. Primeiramente…

O que é o SaaS?

O Software as a Service, ou SaaS, se refere a um tipo de sistema vendido como um serviço online e não como um produto. Logo, para ter acesso a esta categoria de software, não é preciso baixar nada nem ter um computador específico para acessar.

É como a Netflix hoje em dia, ele é um SaaS. Enquanto assistir a um filme antigamente necessitava a compra de um produto específico para aprecia-lo, hoje precisamos apenas pagar uma pequena taxa mensal e ter o login para o sistema.

As maiores diferenças entre o SaaS e um sistema com servidor local são…

IMPLANTAÇÃO

Ao lidar com um sistema convencional ou de licenciamento, você adquire o software junto ao maquinário necessário para ele funcionar. Normalmente, é necessário um datacenter para guardar abundantemente dados e arquivos que serão utilizados nas tramitações.

Também é preciso uma equipe de T.I competente que esteja sempre atenta para que tudo saia da forma adequada.

Adquirindo um sistema de processos SaaS tudo acima é dispensado! Não precisa de grandes equipes de T.I nem investimentos altos em hardware para ter um software completo de gestão, já que os dados estão armazenados na nuvem. Ele requer apenas acesso à internet.

COMUNICAÇÃO EXTERNA E FLEXIBILIDADE

Um Software as a Service permite algo quase impossível para os sistemas de servidor local: o acesso ao sistema em qualquer lugar.

Isso ajuda muito atualmente, onde o home office está em alta e parece que vai apenas crescer com o passar dos anos! O SaaS também tem fácil comunicação com setores externos e empresas terceirizadas e até parceiros, já que você só precisa enviar um link para o responsável e ele já terá acesso ao processo ou documento.

Os sistemas com servidor local, por terem seus dados hospedados em um lugar fora da rede, complicam a comunicação externa e a tramitação de documentos, principalmente quando a empresa possui vários representantes e até setores inteiros em diferentes prédios.

ASSINATURA DIGITAL

Com a criação, regulamentação e popularização dos certificados digitais, alguns sistemas com servidor local até possuem assinatura digital, porém, o Software as a Service permite a assinatura virtual de todos, mesmo sem o certificado digital e, ainda assim, possuindo validade jurídica!

Um SaaS como o Ping. ainda poupa o seu tempo ao permitir assinatura em massa de documentos, ou seja, finalizar tudo em apenas um clique.

SEGURANÇA

Neste quesito, tanto os sistemas com servidor local quanto os SaaS possuem muita segurança quando se trata de pessoas externas acessando as documentações e processos da sua empresa.

Ao falar, no entanto, de perda de arquivos, a melhor opção é o Software as a Service. Diferente de servidores locais, que podem dar alguma complicação que impeça o acesso a um arquivo ou mesmo a perda, os SaaS mantém todos os dados em uma nuvem integrada a grandes plataformas de Cloud Computing, sendo impossível a perda de documentos devido a falhas no hardware.

REDUÇÃO DE GASTOS

Sistemas com servidor local precisam de um grande investimento inicial e uma estrutura boa, com técnicos constantemente atentos ao software e possíveis problemas no mesmo.

Talvez, entre todas, essa seja a maior vantagem do sistema SaaS quando comparado aos convencionais. Isso porque sistemas de gestão processual hospedados em nuvem diminuem seus gastos com material de escritório, impressoras e papéis, além de não necessitar grandes investimentos ou grandes equipes de informática.

EM CONCLUSÃO…

A inovação tecnológica e a evolução da internet trouxeram soluções incríveis para empresas e empresários a procura de aprimorar o seu negócio. Entre essas inovações estão os Sistemas distribuídos como Serviço (SaaS).

Sistema com servidores locais fizeram uma grande diferença no mundo empresarial, mas não suprem algumas necessidades fundamentais. Atualmente, a melhor opção para qualquer negócio são os sistemas baseados em nuvem, incluindo pequenas e médias empresas interessadas em desenvolver seus processos, até as maiores empresas e organizações que procuram aprimorar sua forma de trabalho e diminuir seus gastos.