Em muitas empresas, a refazer um trabalho é algo muito comum. Quando há erros no processo por falha de algum colaborador, a refação é algo essencial. E quando a falha é na comunicação entre setores? Quando, por exemplo, é repassada uma tarefa para colaboradores que, por não entenderem a forma correta de executar, acabam cometendo erros?
Pedir que a pessoa faça de novo algumas tarefas, traz improdutividade e diminui a auto estima dos seus funcionários. Como fazer para melhorar isso?
Aqui vão algumas dicas de como diminuir significativamente o retrabalho na sua empresa!
QUAIS AS DESVANTAGENS DO RETRABALHO PARA A MINHA EMPRESA?
Pensar que a refação não vai te trazer consequências é algo muito equivocado! Por necessitar de um retrabalho, você acaba atrasando demandas que poderiam ser entregues com antecedência. Atrasar significa prejudicar seus resultados finais, o que pode acarretar perdas financeiras.
COMO EVITAR ISSO?
A primeira coisa que você precisa se atentar é a ORGANIZAÇÃO das ações internas da empresa.
Ou seja, você precisa mapear os processos e entender quais são as etapas necessárias para realizar cada um. Outra coisa extremamente necessária na sua organização é respeitar os prazos e delegar tarefas para a equipe, afinal de contas, um time precisa de um líder que mostre o que deverá ser seguido para chegar aos objetivos da melhor forma.
Além de organizar, é necessário analisar a COMUNICAÇÃO INTERNA.
Os colaboradores entendem o que precisam fazer e qual sua função na empresa? É necessário que isso seja claro. Para conseguir uma boa comunicação, o ideal é que se criem dinâmicas que motivem seus trabalhadores, líderes que entendam bem a delegação de tarefas e o mais importante: invista na capacitação de seus colaboradores!
Quanto mais eles entendem sobre o seu mercado e suas funções, melhor eles irão executá-las, além de trazer muita motivação.
Outra dica essencial é: ACABE COM OS PROCESSOS MANUAIS!
Os processos manuais são o método convencional de gerenciamento, onde criamos e tramitamos os processos de forma física.
Esse modo traz uma série de inconveniências como a perda constante de documentos, a desorganização, o alto número de papéis nos escritórios e grandes gastos com insumos.
Trabalhar com papel desmotiva e até prejudica seus colaboradores, que precisam constantemente estar ao lado de pilhas cheias de papéis, muitas vezes antigos, que trazem fungos e ácaros e, a longo prazo, causa danos respiratórios a quem realiza o manuseio.
AUTOMATIZAR os seus processos é a melhor forma de torna-los efetivos e você ainda motiva sua equipe e traz muitas vantagens para o espaço de trabalho.
Ao gerenciar os processos automatizadamente, você também consegue mais agilidade e o melhor: reduz o retrabalho, já que sistemas de gerenciamento processual e documental auxiliam com o mapeamento de processos, a organização da sua empresa e a comunicação entre funcionários.
Outro bônus é a sustentabilidade e a saúde dos funcionários, já que sistemas como o Ping., voltados para a gestão documental completa da sua empresa, são feitos para acabar completamente com o uso de papel no escritório!
Se interessou e quer saber mais sobre a nossa plataforma de gestão de processos? Então entre em contato conosco!
