VÍDEO CASE DE SUCESSO: Senar Rondônia praticamente zera a papelada ao usar o Ping.
O funcionamento de uma empresa depende, na maior parte, dos colaboradores. São eles as engrenagens que desenvolvem os processos e são os primeiros a sentir quando há algo que pode ser aprimorado durante as etapas processuais.
No caso do Serviço Nacional de Aprendizagem Rural de Rondônia (Senar-RO), quem observou a necessidade de mudar a forma de tramitação foi a atual responsável pelo controle interno, Vanilda Souza.
“Eu passei no concurso e entrei para o Senar. Já trabalhei com outros sistemas e, quando cheguei e vi a quantidade de papel usada aqui, sabia que precisávamos mudar a forma de trabalho”, conta.
ECONOMIA DE INSUMOS E EXCLUSÃO DO USO DE PAPEL
Graças à digitalização dos processos e o uso do Ping. para realizar as etapas processuais, o Senar começou a economizar dinheiro e tempo e ganhou agilidade e praticidade na tramitação.
“Antes precisávamos de uma média de 100 resmas de papel por mês! Hoje compramos talvez 10 resmas, apenas para suprir o envio de documentos aos produtores porque moram em propriedades longe da cidade e sem acesso à rede”, conta Vanilda Souza.
Além disso, a organização deixou de alugar máquinas de impressão e excluiu gastos relacionados a arquivamento de documentação.
CELERIDADE PROCESSUAL
O Ping. é muito vantajoso na celeridade dos processos por permitir que vários setores tenham acesso aos mesmos documentos. Isso auxilia para que, enquanto um setor faz sua parte, o outro já possa adiantar os serviços que serão necessários.
Funções como mesas de trabalho digitais e dashboards permitem um trabalho mais colaborativo e um monitoramento efetivo, dando uma visão macro e permitindo um melhor mapeamento dos processos.
Outra solução vantajosa é a assinatura eletrônica. “Tinha dia que eu ficava aqui mais ou menos um dia inteiro assinando nossos processos manualmente. Com o Ping. hoje eu consigo fazer isso em questão de uma hora, trinta minutos”, conta o superintendente Elmerson Lira.
MELHORIA NA QUALIDADE DE TRABALHO DOS COLABORADORES
Segundo ela, antes da implantação do sistema Ping. de gestão documental, o que mais se via eram as papeladas em cima das mesas, o que gerava uma grande desmotivação na hora de trabalhar e também o prejuízo na saúde dos colaboradores, que sofriam com problemas respiratórios principalmente. “Hoje, com o Ping., eu nem preciso mais tomar anti-alérgicos!”, ela brinca durante a entrevista feita para gravação do vídeo, enquanto descreve a melhoria vista em casos de sinusite que ocorriam também com ela mesma.
Outras vantagens que aumentam a qualidade do espaço de trabalho é o fato de, por conta de os processos serem digitais, muitas ações repetitivas e cansativas são excluídas (como numeração de páginas, necessidade de carimbos, nomeação de processos e outros). Isso traz mais conforto e motiva seus colaboradores a colocarem um esforço maior nas tarefas que são realmente necessárias.
Confira o vídeo de depoimento dos representantes do Senar-RO e veja mais sobre como o Ping. ajudou a organização!
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Ping.
Se tem papel na sua mesa, tem algo errado!
